Ранее в одной из статей мы рассказывали о решении некоторых проблем, которые возникают у налоговых агентов по НДФЛ (см. « »). Сегодня мы подробно остановимся на ситуации с излишне удержанным налогом. Как бухгалтер должен действовать, обнаружив излишне удержанные суммы? Кому и в какие сроки следует сообщить о переплате? Как правильно вернуть работнику деньги? Давайте разбираться.

10 дней на извещение

Первым делом бухгалтер, который обнаружил факт излишнего удержания НДФЛ у сотрудников, должен известить их об этом. Налогового кодекса устанавливает для этого четкий срок, равный 10 рабочим дням с момента обнаружения факта «переудержания». А вот форма для такого уведомления, к сожалению, не установлена. На наш взгляд, бухгалтер может пользоваться приведенным ниже образцом.

На бланке организации ООО «Роза ветров»

27.10.2014 № 08-б/кадры Старшему инженеру отдела БВО

Иванченкову П.И.

Извещение
о факте излишнего удержания налога и сумме излишне удержанного налога

Уважаемый Петр Игоревич, в соответствии с пунктом 1 Налогового кодекса РФ сообщаем Вам о том, что 25 ноября 2014 г. бухгалтерией ООО «Роза ветров» выявлен факт излишнего удержания из выплаченных Вам в сентябре с. г. доходов налога на доходы физических лиц. Сумма излишне удержанного налога составила 1023 (одну тысячу двадцать три) рубля.

Одновременно сообщаем, что Вы имеете право обратиться в бухгалтерию ООО «Роза ветров» с заявлением на возврат данной суммы в порядке, предусмотренном Налогового кодекса РФ.

Директор Савченко И. С. Савченко

Без заявления — никуда

Направив работнику подобное извещение, работодатель больше никаких действий предпринимать не обязан. Теперь инициативу должен проявить работник. Ему следует обратиться к налоговому агенту с заявлением на возврат излишне удержанной суммы налога. Срок на составление подобного заявления Налоговый кодекс не устанавливает, но логично предположить, что тянуть более трех лет, установленных НК РФ в качестве общего срока для возврата налога, не стоит. Да, наверное, на практике подобных проволочек со стороны работника и не бывает.

Что должно быть указано в заявлении? Во-первых, ФИО и должность работника, а также наименование организации-адресата заявления. Заявление пишется на имя руководителя организации, т.к. именно он выступает от имени налогового агента в налоговых правоотношениях. Во-вторых, четко выраженное желание вернуть излишне удержанную сумму налога. В-третьих, сумма налога, подлежащая возврату, и, наконец, банковские реквизиты для ее перечисления. Обратите внимание: НДФЛ всегда возвращается только путем безналичного перечисления, даже если заработную плату (иной доход, с которого был излишне удержан налог) сотрудник получает наличными в кассе.

Чтобы работники не фантазировали, сочиняя заявление, можно предложить им использовать готовую форму, сделав ее можно сделать приложением к приведенному выше извещению.

Директору ООО «Роза ветров» Савченко И.С.

от старшего инженера отдела БВО

Иванченкова П.И.

Заявление
о возврате излишне удержанной суммы налога

В соответствии с п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ прошу осуществить возврат излишне удержанного из моей заработной платы за сентябрь с.г. налога на доходы физических лиц в размере 1023 (одной тысячи двадцати трех) рублей. Возврат прошу произвести по следующим реквизитам:

Наименование банка: Краснодарское ОСБ № 8627 Сбербанка России

Местонахождение банка: г. Краснодар

к/с 30101810300000000987

БИК 044705987

ИНН банка 2193001987

счет 42307.810.8.1212.4823987

Ф.И.О.: Иванченков Петр Игоревич

Техника возврата

Итак, правильно оформленное заявление получено. Теперь надо перечислить работнику деньги. На это НК РФ отводит работодателю целых три месяца, указывая при этом, что деньги можно взять из текущих платежей по НДФЛ. Причем, не обязательно у этого конкретного сотрудника — средства для возврата можно взять из общей суммы НДФЛ, удержанного данным налоговым агентом. Это позволяет произвести возврат как в ситуациях, когда работнику выплат в ближайшие месяцы не будет, так и в случаях, когда сумма НДФЛ, подлежащая удержанию у работника, меньше возвращаемой.

Еще один важный для бухгалтера момент: при таком варианте возврата налога уведомлять о произведенной операции налоговую инспекцию не нужно (см. письмо Минфина России от 18.10.13 № 03-04-06/43608; « »). Таким образом, алгоритм возврата прост: излишне удержанная сумма налога изымается из очередного платежа в бюджет и перечисляется на счет, указанный в заявлении работника. Понятно, что всю документацию по этой операции нужно подшить и хранить на случай возникновения претензий у налоговиков.

Рассмотренный вариант подходит к большинству ситуаций, однако на практике, как говорится, возможны варианты. Так, у небольших организаций может быть ситуация, когда налога к уплате в бюджет нет. В таком случае Налоговый кодекс предусматривает механизм возврата НДФЛ из бюджета на счет налогового агента для выплаты его сотруднику. Такой возврат проводится в порядке НК РФ, то есть так же, как и возврат любого другого налога — по заявлению налогового агента. К этому заявлению НК РФ требует приложить выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет. Отдельно заметим, что в описанном случае НК РФ допускает возможность компенсации излишне удержанной суммы за счет средств агента и уже последующее получение агентом этой суммы из бюджета. То есть, несмотря на то, что НК РФ отводит на возврат денег работнику три месяца (и возврат НДФЛ из бюджета в порядке НК РФ в эти сроки должен уложиться), работодатель может пойти навстречу сотруднику и выплатить ему деньги раньше, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета.

Исключения из правил

Как и из любого правила, в порядке возврата «лишнего» НДФЛ тоже есть исключения, когда работодатель не имеет права возвращать деньги работнику и последнему нужно обращаться за «своими кровными» в налоговую инспекцию.

Первое такое исключение связано с видом переплаты. Она может образоваться не только вследствие ошибки, но и из-за смены статуса самого работника с нерезидента на резидента. В таком случае пересчет налога и возврат проводится через инспекцию (п. 1.1. НК РФ). Соответственно, о таких «переплатах» работника уведомлять не нужно, равно как и принимать к исполнению его заявление о возврате подобных сумм.

Второе исключение связано с налоговым агентом, точнее с его отсутствием. В таком случае работник тоже должен обращаться за возвратом денег в налоговую инспекцию. Тут нужно помнить, что налог всегда возвращает тот же агент, что его удержал. Это значит, что если работник переводился внутри группы из компании в компанию с последующей ликвидацией одной из них, то вернуть налог «за ликвидированную» компанию нельзя.

При исчислении налога на доходы нередко возникают ошибки, вследствие которых НДФЛ оказывается излишне удержанным. Причин может быть несколько: арифметическая ошибка бухгалтерской службы, игнорирование при расчетах подтверждающих документов на вычет, смена статуса работника с нерезидента на резидента.

Как поступить бухгалтеру, если он обнаружил излишнее удержание с доходов сотрудника? О порядке действий, законодательных нормах, регламентирующих возврат налога сотруднику, расскажет наша статья.

Что говорит законодатель?

Порядок возврата НДФЛ, удержанного излишне из доходов, содержится в НК РФ ст. 231-1. Возврат сумм работодателю, которые он излишне перечислил за сотрудника в ФНС, регулируется НК РФ, ст. 78. Статья 231 не исключает возможность выплаты гражданину сумм НДФЛ из средств работодателя до момента, когда ИФНС произведет возврат этих денег на счет фирмы-работодателя.

В этой же статье говорится о необходимости возврата налога в случае, если его плательщик писал заявление на имя работодателя с просьбой предоставить ему имущественный вычет, но при расчете право на вычет не было учтено.

Имущественный вычет в связи с покупкой (строительством) жилья имеет свои нюансы, когда дело касается возврата налога на доходы.

Согласно законодательству получить вычет физическое лицо имеет возможность (по НК РФ ст. 220 п. 7-8):

• в налоговой по окончании года;
• в месте, где он работает, в середине года.

Обращаясь по месту работы за вычетом, налогоплательщик должен иметь в виду, что уменьшать НДФЛ при расчетах бухгалтерия начнет с того месяца, в котором он написал заявление с просьбой предоставить вычет. При этом возникает вопрос, должен ли работодатель пересчитать налог в сторону уменьшения с начала года, а затем его вернуть.

О том, что возвращать НДФЛ, удержанный до получения заявления налогоплательщика (с подтверждением из налоговой, что он такое имеет право), работодатель не должен, говорит Минфин (документ №03-04-06/6-46 от 21/03/11 г. и ряд других).

Алгоритм возврата

Обнаружив факт излишнего удержания, руководство фирмы обязано следовать порядку возврата, прописанному в НК РФ:

1. Сообщить работнику об излишнем удержании НДФЛ. Форма такого сообщения может быть произвольной, а порядок уведомления согласовывается с работником заранее (Минфин, документ №03/04/06/6-112 от 16/05/11 г.). Установлен десятидневный срок с момента обнаружения нарушения для отправки такого сообщения сотруднику фирмы. В уведомлении обязательно должна быть указана сумма к возврату (НК РФ, ст. 231-1, ст. 6.1-1).
2. Дождаться, когда сотрудник напишет заявление с просьбой о возврате НДФЛ (ст. 231-1 НК и письма Минфина). Заявление может быть подано в период до 3-х лет с момента, когда налог был уплачен (ст. 78-7 НК). Деньги возвращаются работнику только на его счет, в безналичном виде. В заявлении номер счета обязательно указывается.
3. Вернуть сотруднику переплату в 3-месячный срок после получения заявления от сотрудника. Если этот срок проигнорировать, то за каждый последующий календарный день работодатель обязан начислить проценты и уплатить их вместе с возвращенной суммой. Ставка по процентам равна актуальной на момент нарушения ставке рефинансирования ЦБ.

Возникшую переплату по налогу можно погасить за счет текущих платежей НДФЛ, т.е. уменьшить сумму НДФЛ за счет сумм, начисленных с доходов данного сотрудника либо других сотрудников, независимо от ставки налога, которая применялась при расчетах, и видов дохода.

Если фирма по какой-то причине не имеет возможности вернуть сотруднику излишне удержанный у него налог, необходимо обратиться в ФНС, предоставив заявление о необходимости возврата НДФЛ физическому лицу в установленные законом сроки. К заявлению прилагаются документы, в которых отражен факт переплаты, и налоговые документы-расчеты на удержание НДФЛ (выписки из реестров НУ за соответствующий период).

На заметку! Если налоговый агент уплачивал НДФЛ «впрок», т.е. в счет будущих платежей, и допустил переплату, ФНС не признает ее переплатой по налогу на доходы, поскольку уплата данного налога за счет налогового агента недопустима. В этом случае фирме следует обратиться с заявлением в ФНС о возврате «налога, не являющегося НДФЛ», который был ошибочно уплачен. Возможен и зачет этой суммы в счет других налогов (письмо №ГД-4-8/2085@ от 06.02.17 г.).

Работник может вернуть НДФЛ, обратившись в ФНС:

• если фирма, где он работал, ликвидирована;
• если работник приобрел в текущем календарном году статус резидента РФ.

В последнем случае переплата возникает из-за разницы ставок НДФЛ для резидентов и нерезидентов (соответственно 13 и 30% от доходов). При обращении налогоплательщик предоставляет декларацию на доходы и заявление с указанием счета, на который будет перечисляться излишне удержанный налог. Необходимо подтвердить и статус резидента РФ документами, имеющимися в наличии у работника (копии регистрационных документов по месту жительства, миграционной карты и пр.).

Может случиться так, что сотрудник уже уволен, а бухгалтерия обнаружила переплату по налогу с его доходов. В этом случае излишне удержанный НДФЛ фирма обязана сотруднику вернуть.

Возврат оформляется тем же порядком и по тому же алгоритму, который приведен выше: уведомление, заявление сотрудника, перечисление ему средств.

Если до окончания года сотрудник на уведомление не ответил и заявления не написал, по нему формируется справка 2-НДФЛ, где указывается факт и сумма переплаты. Экземпляр такой справки целесообразно отправить сотруднику вместе с уведомлением.

Если сведения в налоговую уже отправлены, а сотрудник заявил свое право на возврат, сумма должна быть возвращена.

После этого в ИФНС подается корректирующая справка 2-НДФЛ, в которой излишне удержанный налог отражаться не будет. Кроме того, в форме 6-НДФЛ обязательно указывается сумма перечисленного сотруднику на счет излишне удержанного НДФЛ в том отчетном периоде, в котором прошло перечисление.

Бухгалтерские записи по операциям возврата НДФЛ представляют собой корректировочные проводки – сторно Дт 70 Кт 68/НДФЛ.

Вкратце

Возврат НДФЛ сотруднику производится после того, как он будет уведомлен об излишне удержанной с доходов суммы. Возврат производится на основании заявления сотрудника, только безналичным порядком на банковский счет физлица.

При невозможности перечислить налог руководство фирмы обязано обратиться в ИФНС с заявлением об этом, с приложением соответствующих сведений по НДФЛ из регистров НУ. Игнорирование налоговым агентом обязанностей по возврату НДФЛ ведет к необходимости им уплаты дополнительных процентов за каждый день просрочки.

Переплата по НДФЛ - что делать налоговому агенту? Ошибки в исчислении налога на доход физических лиц могут привести как к неудержанию платежа, так и к излишне уплаченной сумме. Как вернуть переплату по НДФЛ? Расскажем в нашем материале.

Переплата по НДФЛ: что делать?

Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ суммы НДФЛ, излишне удержанные из доходов налогоплательщика, должны быть возвращены налоговым агентом.

В течение 10 рабочих дней с даты обнаружения переплаты работодатель обязан сообщить сотруднику о том, что сумма НДФЛ была излишне удержана, а также о размере самой суммы (п. 6 ст. 6.1, абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ). Сообщение составляется в произвольной форме, поскольку налоговым законодательством не предусмотрены конкретные способы его составления, и направляется налогоплательщику.

Образец сообщения об излишне удержанном НДФЛ можно скачать по ссылке ниже.

Порядок направления такого сообщения должен быть предварительно согласован с получателем (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 1).

Ждем заявление от работника

Чтобы переплата была возвращена, налогоплательщик должен обратиться к налоговому агенту с соответствующим заявлением в письменной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ, письмо Минфина России от 19.10.2012 № 03-04-05/10-1206). Срок подачи заявления установлен п. 7 ст. 78 НК РФ и составляет 3 года со дня уплаты налога (письмо УФНС России по Москве от 19.03.2010 № 20-14/3/029018@).

В заявлении работнику необходимо указать реквизиты своего расчетного или лицевого счета, на который работодатель должен будет перечислить денежные средства, т. к. возврат переплаты осуществляется в безналичной форме (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Пример:

В. П. Смирнов является работником ООО «Апрель». В марте 2019 года ему была выдана материальная помощь в размере 2 000 руб., с января по февраль 2019 г. материальная помощь не начислялась и не выплачивалась. Бухгалтер по ошибке исчислила и удержала НДФЛ с материальной помощи. На следующий день она обнаружила ошибку, пересчитала налог и определила сумму к возврату. В тот же день сотруднику сообщили о факте удержания и о размере налога, который организация обязана ему возвратить.

В. П. Смирнов должен написать заявление, чтобы ООО «Апрель» вернуло ему излишне удержанную сумму НДФЛ.

Возвращаем переплату

Итак, налоговый агент получил заявление налогоплательщика о возврате НДФЛ. Теперь в течение 3 месяцев он обязан вернуть излишне перечисленную сумму налога (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Если не сделать этого в установленный законодательством срок, то кроме самого налога работодатель должен будет заплатить сотруднику проценты за нарушение сроков возврата денежных средств. Проценты начисляются за каждый календарный день просрочки, а процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей на тот момент (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).Переплата по НДФЛ в 2019 году возвращается в аналогичном порядке.

Бухгалтеры нередко задаются вопросом: если возникла переплата по НДФЛ, то можно ли зачесть в счет текущих платежей по НДФЛ?

Ответ на данный вопрос дал Минфин РФ в письме от 05.12.2012 № 03-04-06/4-342. Вернуть налог можно за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов как самого налогоплательщика, у которого возникла переплата, так и остальных физических лиц, получающих доходы от этого налогового агента (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). При этом не имеет значения ни вид дохода, выплачиваемого другим физическим лицам, ни налоговая ставка, применяемая к данным выплатам.

Пример:

Из-за ошибки бухгалтера ООО «Апрель» у Е. В. Дареева был излишне удержан НДФЛ в сумме 3 000,00 руб. за февраль и март 2019 года.

В апреле 2019 года Е. В. Дареев получил заработную плату 20 000,00 руб., НДФЛ составил 2 600,00 руб. (20 000,00 руб. × 13%), но не был удержан из его зарплаты в связи с переплатой. Оставшиеся 400 руб. были возращены Е. В. Дарееву за счет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных из дивидендов, полученных в апреле 2019 года учредителями общества.

Если налоговый агент не в состоянии вернуть переплаченный НДФЛ в установленный срок, то ему следует обратиться в налоговую инспекцию с заявлением о возврате излишне уплаченной суммы налога в течение 10 дней с даты обращения к нему сотрудника (абз. 6, 8 п. 1 ст. 231 НК РФ). К заявлению прикладываются документы, подтверждающие факт переплаты, и выписка из регистра налогового учета за тот период, в котором она произошла. При этом самому налогоплательщику подавать заявление на возврат налога во второй раз уже не нужно (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 2).

Следует отметить, что работодатель может не дожидаться возврата средств из бюджета, а вернуть переплату по НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Итоги

Вернуть излишне удержанный у сотрудника НДФЛ налоговый агент обязан в течение 3-х месяцев с момента получения соотетствующего заявления от работника. Возврат можно осуществить только в безналичном порядке. Если средств на выплату не хватает, налоговый агент вправе запросить возврат средств из налоговой службы.

В котором дали разъяснения по вопросу зачета (возврата) излишне уплаченных сумм НДФЛ. В этом письме чиновники обратили внимание на то, что порядок возврата (зачета) излишне уплаченного НДФЛ зависит от того, признаются ли данные суммы самим налогом. В статье рассмотрим эти разъяснения более подробно.

В начале напомним, что согласно пп. 1 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны правильно и своевременно исчислять, удерживать из денежных средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять в бюджетную систему РФ на соответствующие счета Федерального казначейства налоги.

В соответствии с п. 1 ст. 226 НК РФ в целях применения гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ налоговыми агентами признаются российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в п. 2 данной статьи. Кроме того, они обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ с учетом особенностей, предусмотренных ст. 226 НК РФ.

Также налоговыми агентами для целей применения указанной главы признаются российские организации, которые перечисляют суммы денежного довольствия, денежного содержания, заработную плату, иное вознаграждение (другие выплаты) военнослужащим и лицам гражданского персонала (федеральным государственным гражданским служащим и работникам) Вооруженных Сил РФ (п. 7.1 ст. 226 НК РФ).

Удержанный НДФЛ необходимо перечислить в бюджет в сроки, которые установлены п. 1, 2 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ (письма Минфина РФ от 01.02.2017 № 03‑04‑06/5209, от 25.07.2016 № 03‑04‑06/43463, 03‑04‑06/43479, ФНС РФ от 26.05.2014 № БС-4-11/10126@).

Отметим, п. 9 ст. 226 НК РФ установлено, что уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается. Следовательно, перечисление в бюджет суммы, превышающей сумму фактически удержанного из доходов физических лиц НДФЛ, не является уплатой налога.

Таким образом, НДФЛ, перечисленный в бюджет раньше срока выплаты дохода, сотрудники налоговой не признают налогом. В этом случае обязанность налогового агента по перечислению НДФЛ не является исполненной. Соответственно, организация - налоговый агент обязана заново уплатить налог в полной сумме. Такие разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 16.09.2014 № 03‑04‑06/46268, ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@, от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@. Кроме того, НДФЛ, уплаченный раньше срока, зачесть в счет предстоящих платежей не получится, его можно только вернуть из бюджета (Письмо ФНС РФ от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@).

Как вернуть (зачесть) переплату по НДФЛ организации - налоговому агенту?

Согласно п. 7 ст. 78 НК РФ заявление о зачете или возврате суммы излишне уплаченного налога может быть подано в течение трех лет со дня уплаты указанной суммы, если иное не предусмотрено законодательством РФ о налогах и сборах. Отметим, что порядок действий организации - налогового агента зависит от причины образования переплаты:

• НДФЛ был излишне удержан с доходов физического лица и перечислен в бюджет;
• переплата по НДФЛ возникла по другим причинам, например, из-за ошибки в платежном поручении или перечисления налога ранее даты уплаты НДФЛ в бюджет (там самым он не признается налогом).

Рассмотрим подробно порядок возврата НДФЛ в каждом из вышеуказанных случаев.

Порядок возврата НДФЛ, который излишне удержан с доходов физического лица и перечислен в бюджет

Ситуация, когда организация - налоговый агент излишне удержала НДФЛ с доходов физического лица и перечислила его в бюджет, может возникнуть, например, при предоставлении сотруднику имущественного или социального вычета не с начала года. В этом случае согласно п. 1 ст. 231 НК РФ излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика. При этом организация обязана сообщить налогоплательщику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания налога и сумме излишне удержанного налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта.

Обратите внимание:

Возврат суммы налога налогоплательщику в отсутствие налогового агента (например, в случае ликвидации организации) либо в связи с перерасчетом по итогам налогового периода в соответствии с приобретенным им статусом налогового резидента РФ производится налоговым органом, в котором он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания), а не организацией - налоговым агентом (п. 1 и 1.1 ст. 231 НК РФ).

Возврат сотруднику-налогоплательщику излишне удержанной суммы налога производится организацией - налоговым агентом за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент удерживает налог, в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика. Такой возврат может производиться только путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика в банке, указанный в его заявлении (ст. 231 НК РФ, письма ФНС РФ от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@, Минфина РФ от 16.05.2011 № 03‑04‑06/6-112 (п. 2)).

Приведем примеры возврата излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ.

Если сумма предстоящих платежей по НДФЛ больше, чем сумма, которую надо вернуть сотруднику

Пример 1

20.02.2017 сотрудник подал заявление о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ в размере 23 000 руб. Сумма налога, подлежащая перечислению в бюджет со всех выплаченных организацией физическим лицам доходов, составила:

На 10.04.2017 - 18 000 руб.

Как в этом случае зачесть НДФЛ?

Как уже было сказано, сначала необходимо перечислить сумму излишне удержанного НДФЛ на счет сотрудника, указанный в заявлении о возврате. Затем на сумму возвращенного налога нужно уменьшить сумму текущих платежей по НДФЛ, исчисленному с выплат всем физическим лицам, получившим от организации доходы, пока полностью не будет зачтена возвращенная сумма.

Вся сумма излишне удержанного с доходов сотрудника налога в размере 23 000 руб. перечислена на его карту в день выплаты зарплаты - 10.03.2017. Часть возвращенного налога в размере 18 000 руб. организация зачтет в уменьшение НДФЛ, подлежащего перечислению 10.03.2017. Таким образом, перечислять НДФЛ в бюджет 10.03.2017 организация не будет.

На оставшуюся часть возвращенного сотруднику НДФЛ в размере 5 000 руб. (24 000 - 18 000) организация уменьшит НДФЛ, подлежащий перечислению 10.04.2017. В итоге в бюджет организация заплатит налог в сумме 13 000 руб. (18 000 - 5 000).

Пример 2

20.02.2017 сотрудник представил заявление о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ в размере 63 000 руб. Сумма налога, подлежащая перечислению в бюджет со всех выплаченных организацией физическим лицам доходов, равна:

На 10.03.2017 - 18 000 руб.;

На 10.04.2017 - 18 000 руб.;

На 10.05.2017 - 18 000 руб.

Как в данном случае зачесть НДФЛ?

Из условий примера следует, что сумма подлежащего возврату сотруднику НДФЛ больше предстоящих платежей по этому налогу, так как излишне удержанный НДФЛ необходимо вернуть в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика. В данном случае за возвратом излишне уплаченного НДФЛ организация должна обратиться в свою налоговую инспекцию. Для этого в течение 10 рабочих дней со дня получения от работника заявления о возврате излишне удержанного НДФЛ организации нужно представить в налоговую инспекцию (п. 1 ст. 231 НК РФ, Письмо ФНС РФ от 20.09.2013 № БС-4-11/17025):

1. заявление о возврате излишне удержанной суммы налога;
2. выписку из налогового регистра по НДФЛ за период, когда налог был излишне удержан;
3. справку 2-НДФЛ на это лицо за период, когда был излишне удержан налог. Если организация обращается за возвратом НДФЛ, излишне удержанного в прошлые годы, нужно представить две справки: первичную и исправленную;
4. документы, подтверждающие излишнее перечисление налога (например, платежное поручение, выписку).

В течение месяца со дня подачи этих документов контролирующий орган должен вернуть переплату по НДФЛ на расчетный счет организации (п. 6 ст. 78 НК РФ).

Если налоговый агент не вовремя перечислил излишне удержанный НДФЛ сотруднику

Итак, если возврат излишне удержанной суммы налога осуществляется налоговым агентом с нарушением срока, установленного ст. 231 НК РФ (в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика), налоговый агент на сумму излишне удержанного налога, которая не возвращена налогоплательщику в установленный срок, обязан начислить проценты, которые также подлежат уплате налогоплательщику, за каждый календарный день нарушения срока возврата.

К сведению:

Процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей в дни нарушения срока возврата.

Если сумма НДФЛ, которую необходимо перечислить в бюджет, меньше той, которую нужно вернуть сотруднику

Если суммы налога, подлежащей перечислению налоговым агентом в бюджетную систему РФ, недостаточно для осуществления возврата налогоплательщику излишне удержанной и перечисленной в бюджетную систему РФ суммы налога в срок, установленный ст. 231 НК РФ, налоговый агент в течение 10 дней со дня подачи ему налогоплательщиком соответствующего заявления направляет в налоговый орган по месту своего учета заявление о возврате налоговому агенту излишне удержанной им суммы налога. Кроме заявления организация - налоговый агент должна представить в налоговый орган выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишние удержание и перечисление суммы налога в бюджетную систему РФ.

Далее возврат налоговому агенту перечисленной в бюджетную систему РФ суммы налога осуществляется налоговым органом в порядке, предусмотренном ст. 78 НК РФ (подробно возврат по этой статье рассмотрим далее).

Обратите внимание:

До осуществления возврата из бюджетной системы РФ налоговому агенту излишне удержанной с доходов налогоплательщика и перечисленной в бюджетную систему РФ суммы налога налоговый агент вправе произвести такой возврат за счет собственных средств.

Порядок возврата переплаты НДФЛ, возникшей по другим причинам

Согласно п. 1 и 2 ст. 78 НК РФ зачет сумм излишне уплаченных федеральных налогов и сборов, региональных и местных налогов производится по соответствующим видам налогов и сборов, а также по начисленным пеням. Зачет или возврат суммы излишне уплаченного налога осуществляется налоговым органом по месту учета налогоплательщика.

Пунктом 5 ст. 78 НК РФ предусмотрено, что зачет суммы излишне уплаченного налога в счет погашения недоимки по иным налогам, задолженности по пеням и (или) штрафам, подлежащим уплате или взысканию в случаях, предусмотренных НК РФ, производится налоговыми органами самостоятельно.

В силу п. 14 ст. 78 НК РФ правила, установленные данной статьей, распространяются на налоговых агентов, плательщиков сборов и ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков.

Сотрудники налогового ведомства, как уже было сказано, считают, что перечисление в бюджет суммы, превышающей величину фактически удержанного из доходов физических лиц НДФЛ, не является уплатой налога. Данная сумма рассматривается ими как денежные средства, ошибочно перечисленные в бюджет. В связи с этим контролеры могут вернуть налог налоговому агенту в порядке, установленном ст. 78 НК РФ, при условии что у такого налогового агента не должно быть задолженности по иным федеральным налогам. В этом случае налоговый агент вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджетную систему РФ. Отметим, что факт ошибочного перечисления сумм по реквизитам уплаты НДФЛ, как и факт излишнего удержания и перечисления налога, подтверждается на основании выписки из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и платежных документов согласно абз. 8 п. 1 ст. 231 НК РФ.

Порядок зачета переплаты НДФЛ, возникшей по другим причинам

Что касается зачета излишне уплаченной суммы НДФЛ в счет будущих платежей по данному налогу, сотрудники контролирующего органа отметили, что согласно п. 9 ст. 226 НК РФ уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается. Следовательно, перечисление в бюджет суммы, превышающей сумму фактически удержанного из доходов физических лиц НДФЛ, не является уплатой налога.

Соответственно, как указали сотрудники налоговой инспекции, ошибочно перечисленную по реквизитам уплаты НДФЛ сумму можно зачесть в счет погашения задолженности по налогам соответствующего вида, а также в счет будущих платежей по иным налогам соответствующего вида. Под иными налогами понимаются федеральные налоги, за исключением НДФЛ.

Такие разъяснения представлены в Письме ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.

От редакции:

С полным текстом Письма ФНС РФ № ГД-4-8/2085@ вы можете ознакомиться в журнале «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтера» (№ 4, 2017).

Отметим, что до этого письма налоговики указывали лишь на возможность возврата налоговому агенту суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджетную систему РФ.

В новом же письме контролирующий орган уже допускает и зачет, в частности, в счет будущих платежей по иным налогам соответствующего вида.

Таким образом, организациям, которые перечислили по реквизитам уплаты НДФЛ сумму, не являющуюся удержанным с доходов физических лиц налогом, можно будет зачесть данную сумму в счет будущих платежей по иным налогам соответствующего вида. Для этого необходимо подать в инспекцию соответствующее заявление.

К сведению:

Зачет (возврат) излишне либо ошибочно уплаченных сумм НДФЛ за период до 01.01.2016 осуществляется в порядке, описанном выше. Об этом также сказано в Письме ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.

В заключение обозначим следующее:

1. для возврата излишне удержанного с доходов физического лица НДФЛ организация - налоговый агент обязана письменно сообщить работнику об излишнем удержании налога. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня, когда была обнаружена ошибка. Далее необходимо получить от работника заявление о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ с указанием реквизитов банковского счета для перечисления денег. Вернуть НДФЛ наличными денежными средствами нельзя. Подать такое заявление работник должен до истечения трехлетнего срока со дня уплаты в бюджет излишне удержанного налога;
2. если сумма подлежащего возврату сотруднику НДФЛ больше предстоящих платежей по данному налогу (излишне удержанный НДФЛ необходимо вернуть в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика), организация должна обратиться в налоговую инспекцию с соответствующим заявлением и подтверждающими документами (например, с платежным поручением, выпиской). После этого в соответствии с п. 6 ст. 78 НК РФ в течение месяца со дня подачи таких документов контролирующий орган должен вернуть переплату по НДФЛ на расчетный счет организации;
3. если организация ошибочно перечислила по реквизитам уплаты НДФЛ сумму, не являющуюся удержанным с доходов физических лиц налогом, ее можно будет зачесть в счет будущих платежей по иным налогам соответствующего вида или вернуть в порядке, установленном ст. 78 НК РФ.

Бухгалтер компании, которая является налоговым агентом, может произвести зачет излишне удержанной у работника суммы налога в счет будущих платежей:

Когда налоговый период (календарный год) еще длится;

Сотрудник продолжает получать от компании, излишне удержавшей НДФЛ с его доходов.

Зачет суммы излишне удержанного налога при расчете НДФЛ за текущий месяц

Налоговый период по налогу на доходы физических лиц — календарный год (ст. 216 НК РФ). НДФЛ, подлежащий удержанию, рассчитывают нарастающим итогом с начала года. При расчете суммы налога за текущий месяц учитывают суммы налога, удержанные в предыдущие месяцы текущего налогового периода:

То есть зачет изначально «встроен» в порядок расчета НДФЛ.

Допустим, из зарплаты работника, начисленной по итогам истекшего месяца, налог был удержан в большей сумме, чем предписывают нормы Налогового кодекса.

Например, бухгалтер не применил стандартный налоговый вычет на новорожденного ребенка, поскольку счастливый отец первенца принес необходимые документы только после 5-го числа следующего месяца.

Налоговый вычет на первого ребенка составляет 1400 руб. (п. 4 ст. 218 НК РФ)

Сумма НДФЛ, рассчитанного без применения налогового вычета, оказалась больше на 182 руб. (1400 руб. × 13%).

В этой ситуации при исчислении НДФЛ с зарплаты за текущий месяц бухгалтер определит НДФЛ с совокупного дохода работника с начала года и зачтет удержанную к этому моменту сумму налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). Сообщать работнику об излишнем удержании НДФЛ и требовать с него заявление на зачет налога не нужно.

Пример 1
25 апреля 2014 года у менеджера И.П. Рокотова родился сын. Захлопотавшийся отец принес в бухгалтерию копию свидетельства о рождении ребенка 12 мая 2014 года. Информация о доходах, облагаемых НДФЛ, и суммах удержанного налога представлена в таблице ниже.

Таблица Облагаемые доходы работника в 2014 году и сумма НДФЛ

Месяц 2014 года	Сумма дохода		Сумма вычетов		Облагаемая база	Сумма НДФЛ
	за месяц	нарастающим итогом с начала года	за месяц	нарастающим итогом с начала года		подлежащая удержанию		фактически удержанная
						нарастающим итогом с начала года	за месяц	нарастающим итогом с начала года	за месяц
Январт	22 000	22 000	0	0	22 000	2860	2860	2860	2860
Февраль	22 000	44 000	0	0	44 000	5720	2860	5720	2860

Решение

Расчет НДФЛ до момента представления документов на детский вычет

За период январь — апрель 2014 года сумма дохода работника, рассчитанная нарастающим итогом с начала года, составила 88 000 руб.

При отсутствии документов о рождении ребенка бухгалтер рассчитал сумму НДФЛ без учета детского вычета.

С начала года общая сумма фактически удержанного налога составила 11 440 руб. (88 000 руб. × 13%).

Перерасчет НДФЛ после получения документов на детский вычет

После получения от И.П. Рокотова заявления о предоставлении детского вычета и копии свидетельства о рождении ребенка бухгалтер определил, что сумма НДФЛ, подлежавшая удержанию из зарплаты сотрудника за январь — апрель 2014 года, должна была составить 11 258 руб. [(88 000 руб. - 1400 руб.) × 13%].

Следовательно, за период январь — апрель 2014 года бухгалтер удержал из доходов работника НДФЛ больше на 182 руб. (11 440 руб. - 11 258 руб.).

Налоговый период еще не закончен, работник продолжает трудиться в той же фирме, его доходы будут облагаться так же по ставке 13%.

Никаких специальных действий с переплатой НДФЛ в размере 182 руб. бухгалтеру совершать не нужно. Она будет автоматически зачтена при расчете НДФЛ за май.

После проведения перерасчета излишне удержанную сумму НДФЛ можно увидеть по дебету счета 68 субсчета «Расчеты по НДФЛ».

Расчет НДФЛ с зарплаты за май

НДФЛ рассчитывают нарастающим итогом с начала года.

Чтобы вычислить сумму налога, подлежащую удержанию с зарплаты за май, бухгалтер определит за период январь — май 2014 года:

— сумму дохода — 110 000 руб.;

— сумму вычетов — 2800 руб. (1400 руб. × 2 мес.);

— сумму облагаемого дохода — 107 200 руб. (110 000 руб. - 2800 руб.);

— общую сумму НДФЛ, подлежащую удержанию, — 13 936 руб. (107 200 руб. × 13%).

Сумма НДФЛ, подлежащая удержанию с зарплаты за май, равна разнице между исчисленной суммой налога за период январь — май 2014 года (13 936 руб.) и суммой НДФЛ, фактически удержанной за период январь — апрель 2014 года (11 440 руб.) (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Сумма НДФЛ, подлежащая удержанию из зарплаты за май, составит 2496 руб. (13 936 руб. - 11 440 руб.).

В бухгалтерском учете после перечисления НДФЛ за май дебетового остатка по счету 68 субсчету «Расчеты по НДФЛ» уже не будет (при условии, что расчеты НДФЛ по другим работникам проведены верно), так как излишне удержанная сумма налога зачтена при расчете НДФЛ за май.

Сумма НДФЛ с зарплаты за май, если бы работник вовремя представил документы

Если бы работник вовремя представил заявление на вычет и подтверждающие документы, бухгалтер рассчитал НДФЛ с зарплаты за апрель с учетом вычета.

Тогда НДФЛ за период январь — апрель составил бы 11 258 руб. [(88 000 руб. - 1400 руб.) × 13%]. А НДФЛ, подлежащий удержанию с зарплаты за май, был бы равен 2678 руб. (13 936 руб. - 11 258 руб.). То есть больше на 182 руб. (2678 руб. - 2496 руб.).

При наличии документов, необходимых для применения налогового вычета, излишнего удержания НДФЛ не произошло бы.

Зачет НДФЛ, если у работника изменился налоговый статус

Рассмотрим такую ситуацию. В начале 2014 года ваш работник еще не был налоговым резидентом РФ.

При расчете НДФЛ бухгалтер применял ставку 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ).

По истечении нескольких месяцев работник обрел статус налогового резидента РФ. В этом случае удержанная из его доходов сумма НДФЛ, рассчитанная по ставке 30%, должна быть пересчитана по ставке 13% с применением стандартных налоговых вычетов.

В такой ситуации образуется переплата по НДФЛ. Ее можно зачесть при удержании налога по ставке 13% до конца 2014 года. Об этом говорится:

То есть при расчете НДФЛ по ставке 13%, подлежащего уплате за текущий месяц, бухгалтер будет учитывать уже удержанную сумму налога за предыдущие месяцы по ставке 30%.

В случае если сумма налога, удержанная по ставке 30%, не была зачтена полностью до окончания календарного года, сотрудник может обратиться в налоговую инспекцию за возвратом оставшейся суммы излишне удержанного НДФЛ. Возврат осуществит только налоговая инспекция (п. 1.1 ст. 231 НК РФ , письма Минфина России от 03.10.2013 № 03-04-05/41061 , ФНС России от 16.09.2013 № БС-2-11/615@).

Когда переплату нельзя зачесть

Переплата по НДФЛ с дивидендов. Компания выплатила дивиденды работнику. Из-за технического сбоя в программе вместо ставки 9% (п. 4 ст. 224 НК РФ) бухгалтер применил ставку 15% (п. 3 ст. 224 НК РФ).

В результате возникла переплата по НДФЛ. Ее нельзя зачесть в счет платежей по НДФЛ с зарплаты, а можно только вернуть. Объясняется это следующим образом.

Сумма НДФЛ с зарплаты определяется отдельно от суммы НДФЛ с дивидендов. Это следует из пункта 1 статьи 225 Налогового кодекса.

При расчете НДФЛ с дивидендов и НДФЛ с зарплаты применяют разные ставки налога (9% и 13%), рассчитывают две разные налоговые базы (п. 2 ст. 210 НК РФ).

Закончился календарный год. Общая сумма налога исчисляется по итогам календарного года (п. 3 ст. 225 НК РФ).

Если по итогам года числится переплата, бухгалтер не может зачесть ее в счет будущих удержаний НДФЛ из доходов следующего календарного года.

Например, с зарплаты работника за 2013 год был излишне удержан НДФЛ. Эту переплату нельзя учесть при исчислении налога с доходов, начисленных в 2014 году. Так как в 2014 году бухгалтер определяет налоговую базу начиная с 1 января (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Работник уволился. Поскольку после увольнения работник перестанет получать доходы от данной организации, зачет становится невозможен.

Когда нельзя зачесть, можно вернуть. Во всех случаях, в которых нельзя зачесть излишне удержанный НДФЛ, его можно вернуть. Осуществить возврат может:

Компания, в которой образовалась излишне удержанная сумма НДФЛ. Процедура возврата описана ниже;

Налоговая инспекция. Для этого работник после окончания календарного года может подать декларацию по форме 3-НДФЛ. К ней нужно приложить справку по форме 2-НДФЛ (в пункте 5.6 справки будет отражена излишне удержанная сумма НДФЛ) и заявление о возврате налога.

Процедура возврата налоговым агентом излишне удержанного НДФЛ

Процедура возврата компанией излишне удержанного НДФЛ подробно описана в пункте 1 статьи 231 Налогового кодекса.

Прежде чем к ней приступить, бухгалтер должен зафиксировать факт излишнего удержания НДФЛ в бухгалтерской справке.

Сообщение работнику о переплате

Бухгалтер должен сообщить работнику об излишнем удержании налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта. Сделать это можно разными способами:

Направить письменное уведомление (образец ниже);

Дополнить бухгалтерскую справку строкой об ознакомлении работника с фактом выявления излишнего удержания НДФЛ.

Образец Уведомление работника об излишнем удержании НДФЛ

Работник распишется в уведомлении или в справке. Его подпись будет означать, что он ознакомлен. Если работник уже уволился, сообщение можно отправить по почте с уведомлением о вручении.

По мнению специалистов главного финансового ведомства лучше предварительно согласовать с налогоплательщиком порядок направления указанного сообщения (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).

Работник пишет заявление о возврате

Основанием для возврата излишне удержанного НДФЛ является заявление работника (п. 1 ст. 231 НК РФ). Как во всех документах, связанных с расчетом НДФЛ, мы советуем во избежание претензий проверяющих попросить сотрудника указать в тексте заявления:

Паспортные данные;

Адрес регистрации;

ИНН (при наличии).

В заявлении работник указывает номер счета в банке, на который бухгалтер компании перечислит налог.

С даты получения от работника заявления будет отсчитываться срок, в который компания должна вернуть налог.

Срок возврата и источник средств для возврата

Возврат производится в течение трех месяцев со дня получения заявления от работника о возврате излишне удержанного НДФЛ. Налог возвращают за счет уменьшения сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет в будущем, как с доходов этого работника, так и с доходов других работников.

В случае просрочки начисляются проценты за каждый календарный день нарушения срока исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей в дни нарушения (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Когда компания обращается в налоговую инспекцию

После получения от работника заявления о возврате НДФЛ бухгалтеру нужно оценить, есть ли у компании возможность вернуть налог в трехмесячный срок за счет НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет с доходов других работников (п. 2 письма Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).

Если суммы налога, подлежащей перечислению в бюджет, не хватает для осуществления возврата в трехмесячный срок, компания может обратиться в налоговую инспекцию за возвратом недостающей суммы. На это отводится 10 дней со дня подачи сотрудником заявления о возврате.

Бухгалтер направляет в налоговую инспекцию:

Заявление от имени компании на возврат излишне удержанной суммы;

Выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период;

Документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджетную систему РФ.

Налоговая инспекция вернет сумму НДФЛ в порядке, предусмотренном статьей 78 Налогового кодекса.

До поступления этого платежа бухгалтер вправе осуществить возврат денег за счет собственных средств компании (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Налоговый агент обязан перечислить излишне удержанную сумму НДФЛ на банковский счет работника.

Когда возврат НДФЛ осуществляет налоговый агент

Год не закончился, но трудовой договор с работником прекращен. В этом случае возврат излишне удержанного НДФЛ может произвести налоговый агент, правда, при соблюдении следующих условий:

Факт излишнего удержания НДФЛ выявлен до окончания налогового периода, в котором оно произошло и работник был уволен;

Процедура возврата запущена до окончания этого налогового периода.

Отсутствие трудовых отношений не является в данном случае препятствием для возврата излишне удержанного НДФЛ.

Если компания обратится за возвратом НДФЛ в налоговую инспекцию, поступление денежных средств из бюджета нужно оформить записью: Дебет 51 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ», а перечисление излишне удержанного НДФЛ работнику — в обычном порядке проводкой: Дебет 70 Кредит 51.