Суть операций сводится к следующему: организация приобретает топливную карту, по ней расплачивается за топливо на АЗС в течение месяца единовременными платежами. Информация о количестве приобретенного топлива отражается на карте. Расходы на топливо включаются в состав расходов организации.

Для удобства используем числовой пример.

Пример. Организация перечислила поставщику предоплату за 1000 л бензина по цене 11,8 руб. за 1 л (в том числе НДС 1,8 руб.), отпускаемого по топливной карте. Отдельно была оплачена поставщику стоимость топливной карты в сумме 118 руб., в том числе НДС 18 руб. По данной карте было выбрано 990 л бензина, из которых на конец месяца 20 л осталось неизрасходованными в бензобаке автомобиля.

Вариант 1

Д К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Д К 51 Сумма, руб. 118

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 - 18)

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

• Наличие счета-фактуры

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

Д 10-3 К 71 Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))

Д 19 К 71 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 60-2 Субсч. «Авансы выданные» 11 682

Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб.

В соответствии с нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответствующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком производятся следующие записи:

Отражен отпуск бензина поставщиком держателю топливной карты по накладной поставщика.

Д 71 К 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 11 682 (990 х 11,8)

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Вариант 2

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта.

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 - 18)

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

• Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
• Наличие счета-фактуры
• Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
• Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом

Д 10-3 К Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Возвращена водителем топливная карта в кассу организации

Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 - 20) х (11,8-1,8))

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

Примечание: в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком, производятся следующие записи:

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Вариант 3 (наименее трудоемкий).

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта (118 - 18).

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

• Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
• Наличие счета-фактуры
• Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
• Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании накладной поставщика

Д 10-3 К 60-1 «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 - 20) х (11,8-1,8))

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответвующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

Примечание: в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

Генеральный директор аудиторской компании «АС-АУДИТ»
Сергей Долгалев

Сегодня почти у каждого учреждения на балансе имеются транспортные средства. Основной статьей расходов по их содержанию являются затраты на приобретение горюче-смазочных материалов. На практике все более широкое применение получает безналичная форма расчетов за ГСМ с помощью пластиковых карт. Как правильно отразить в учете операции по приобретению и расходованию ГСМ, поступивших с использованием таких карт, рассмотрим в статье.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). В договоре также необходимо указать марки автомобилей, их государственные регистрационные номера, установить лимит заправки для каждого автомобиля.

В договоре кроме стоимости топлива предусматривается условие об изготовлении пластиковой карточки. Расход денежных средств по изготовлению пластиковых карточек в соответствии Указаниями о порядке применения бюджетной классификации, утвержденными приказом Минфина России от 21 декабря 2012 г. № 171н, отражается по подстатье 226 «Прочие работы, услуги».

Непосредственный учет самих топливных карт рекомендуется вести на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Обоснованность применения подобного подхода подтверждается специалистами финансового ведомства в Письме Минфина России от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611.

Если топливные карты предоставляются поставщиками ГСМ в рамках исполнения их обязательств без взимания какой-либо дополнительной платы, они могут отражаться в учете в условной оценке: один бланк, один рубль (п. 337 Инструкции № 157н). Также учет карт должен быть организован в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц, мест хранения.Если договор предусматривает необходимость дополнительной оплаты стоимости изготовления топливных карт, то топливные карты могут учитываться по стоимости их изготовления.

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления учреждением-покупателем на счет поставщика 100-процентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета.

Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива приобретено (данные с заправок).

Списание топлива на расходы производится на основании путевого листа и ежемесячного отчета продавца топлива о получении бензина на АЗС.В бухгалтерии по окончании месяца сверяются данные отчета поставщика с данными авансовых отчетов водителей автотранспорта и приложенных к ним чеков заправочной станции, подтверждающие количество, вид топлива, стоимость полученных по конкретной топливной карте ГСМ, а также дату и время заправки.

Как правильно отразить операции по приобретению и расходованию ГСМ, поступивших с использованием топливных карт в ПП «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», рассмотрим на конкретном примере.

Бюджетное муниципальное учреждение осуществляет заправку ГСМ с использованием пластиковой карты на сумму 10 000 руб. Топливная организация изготавливает одну пластиковую карту на сумму 500 руб. (в том числе НДС 76,27 руб.), которая передается в собственность учреждения в августе 2013 г. Для заправки автомобиля топливная карта выдана 01.09.2013 года водителю автомобиля Маслову В.А. В конце месяца водитель предоставил авансовые отчеты, подтверждающие заправку по пластиковой карте, на сумму 10 000 руб. Все расходы оплачиваются с лицевого счета бюджетного учреждения открытого в органах Федерального казначейства, за счет субсидий, выделенных на выполнение государственного задания. Деятельность учреждения не подлежит обложению НДС в соответствии со ст. 149 НК РФ.

Содержание операции	Бухгалтерская запись		Сумма, руб.
	Дебет	Кредит
1. Принято обязательство в момент заключения договора	4 506 10 340 4 506 10 226	4 502 11 340 4 502 11 226	10 000 500
Табличная часть документа «Принятое обязательство» заполнится автоматически данными из документа «План-график финансирования обязательства», введенного для данного элемента справочника «Договоры и иные основания возникновения обязательств»:
2. Перечислен аванс за услугу по изготовлению пластиковой карты	4 206 26 560	4 201 11 610 18.01 (226)	500
3. Отражены расходы по изготовлению пластиковой карты	4 109 61 226	4 302 26 730	500
4. Произведен зачет аванса, перечисленного за изготовление топливной карты (проводка сформируется автоматически при проведении документа «Услуги сторонних организаций»)	4 302 26 730	4 206 26 660	500
5. Принято денежное обязательство на оплату расходов по изготовлению пластиковых карт	4 502 11 226	4 502 12 226	500
Документ «Принятое денежное обязательство» может быть создан непосредственно из документа «Услуги сторонних организаций». Для этого необходимо установить флаг на закладке «Денежные обязательства»:
6. В учреждение поступила топливная карта	03.1 (МОЛ- Бухгалтерия)		1
7. Принято денежное обязательство на оплату расходов по приобретению ГСМ	4 502 11 340	4 502 12 340	10 000
8. Перечислен аванс поставщику ГСМ	4 206 34 560	4 201 11 610 18.01 (340)	10 000
9. Топливная карта выдана водителю	03.1 (МОЛ - Автохозяйство)	03.1 (МОЛ-Бухгалтерия)	1
10. Принято к учету количество ГСМ, отпущенное при заправках, на основании отчета поставщика, сверенного с данными водителей	4 105 33 340	4 302 34 730	10 000
11. Произведен зачет аванса, перечисленного за ГСМ	4 302 34 830	4 206 34 660	10 000
12. Списан израсходованный бензин на основании данных путевого листа	4 109 61 272	4 105 33 440	10 000

Топливные карты бывают:

• денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);

• литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Совет : в условиях постоянного роста цен на ГСМ приобретайте литровые топливные карты. Это выгоднее, поскольку заранее определенный объем топлива организация оплачивает по цене, действующей на дату выставления счета. До тех пор пока организация не выберет весь объем ГСМ по полученной карте, возможное повышение цен на топливо ее не затронет.

Как оформить топливную карту

Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.

Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.

1. Организация перечисляет поставщику 100-процентную предоплату, которая включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается организации за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие - взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

2. После того как организация перечислила аванс, ей выдают топливную карту с pin-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет организации-покупателю:

• счет-фактуру;

• акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;

• подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

Порядок бухучета топливных карт зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.

Бухучет: получение карты бесплатно

В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. К учету принимается лишь то безвозмездно полученное имущество, которое впоследствии можно реализовать и получить доход (п. 9 ПБУ 5/01). Продать топливную карту невозможно, поскольку она закрепляется за конкретной организацией.

Бухучет: приобретение с условием возврата

В этом случае организация должна внести поставщику залоговую стоимость карты. Когда использование карты будет прекращено, организация возвратит ее обратно, а поставщик вернет ей залоговую стоимость. Поскольку топливная карта является собственностью поставщика топлива, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества организации (п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете полученную карту отразите на забалансовом счете в условной оценке. В отношении топливных карт можно открыть дополнительный субсчет, например, 015 «Топливные карты».

При оплате и получении топливной карты в бухучете сделайте следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

- перечислена поставщику топлива залоговая стоимость карты;

Дебет 009

- отражено выданное залоговое обеспечение;

Дебет 015 «Топливные карты»

- принята топливная карта за баланс.

При возврате карты эмитенту:

Дебет 51 Кредит 60

- получена залоговая стоимость топливной карты;

Кредит 009

- списано выданное залоговое обеспечение;

Кредит 015 «Топливные карты»

- списана топливная карта с забалансового учета.

Бухучет: приобретение карты за плату

В этом случае стоимость топливной карты (за вычетом НДС) можно сразу списать на затраты (п. 5 ПБУ 10/99). Сумму НДС отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Для контроля учитывайте стоимость карты за балансом. Например, на счете 015 «Топливные карты». Кроме того, для более детального контроля целесообразно отражать поступление и движение топливных карт в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

В бухучете сделайте записи:

Дебет 60 Кредит 51

- оплачена топливная карта;

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 60

- списана на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60

- отражен НДС со стоимости купленной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»

- учтена топливная карта;

- принят к вычету входной НДС по приобретенной топливной карте.

Налоговый учет топливных карт зависит от условий, на которых поставщик их предоставляет (безвозмездно, под залог, за отдельную плату), а также от системы налогообложения, которую применяет организация.

ОСНО

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в налоговом учете не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в налоговом учете также не отражаются. Это следует из положений подпункта 2 пункта 1 статьи 251 и пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Если поставщик предоставляет топливную карту за плату, то ее стоимость можно включить в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания топливной карты

4 июня ООО «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день топливная карта была оплачена поставщику с расчетного счета организации. Стоимость карты - 118 руб. (в т. ч. НДС - 18 руб.). 5 июня карта выдана менеджеру А.С. Кондратьеву. 1 августа Кондратьев уволился и сдал карту. Обе операции были отражены в журнале учета приема и выдачи топливных карт .

В бухучете организации сделаны следующие проводки.

Дебет 60 Кредит 51
- 118 руб. - оплачена топливная карта;

Дебет 26 Кредит 60
- 100 руб. (118 руб. - 18 руб.) - отнесена на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60
- 18 руб. - отражен НДС со стоимости топливной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»
- 118 руб. - учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- 18 руб. - принят к вычету входной НДС по топливной карте.

При расчете налога на прибыль за январь-июнь бухгалтер «Альфы» включил стоимость топливной карты (100 руб.) в состав расходов.

Входной НДС в сумме 18 руб. предъявлен к вычету из бюджета во II квартале.

УСН

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в книге учета доходов и расходов не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в книге учета также не отражаются (п. 1 ст. 346.15, подп. 2 п. 1 ст. 251, ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли при расчете единого налога при упрощенке включить в расходы стоимость топливной карты, предоставленной за плату? Организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Да, можно.

Перечень расходов на содержание служебного транспорта, приведенный в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, открыт. Однако:

• такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены;

• служебный автомобиль должен использоваться организацией в деятельности, направленной на получение доходов.

При соблюдении этих условий организация вправе включить стоимость топливной карты в расходы при расчете единого налога. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 22 июня 2004 г. № 03-02-05/2/40.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы по приобретению топливной карты не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Если расходы на ГСМ (приобретение топливной карты) одновременно относятся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, то такие расходы нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Расходы на ГСМ (приобретение топливной карты), относящиеся к одному виду деятельности организации, распределять не нужно.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к полученной сумме расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Пример распределения стоимости топливной карты. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

4 мая «Гермес» заключил с АЗС договор на обслуживание литровой топливной карты. Стоимость карты - 118 руб. (в т. ч. НДС - 18 руб.). Карта предназначена для заправки автомобиля, который одновременно используется в двух видах деятельности.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода. Чтобы распределить расходы на приобретение топливной карты между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общей суммой доходов.

Сумма доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляет:

• по оптовой торговле (без учета НДС) - 26 000 000 руб.;
• по розничной торговле - 12 000 000 руб.

Операции, освобожденные от НДС, организация не осуществляла.

Доля доходов от оптовой торговли в общей сумме доходов за май составила:
26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,684.

К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на приобретение топливной карты в сумме:
(118 руб. - 18 руб.) × 0,684 = 68 руб.

При расчете налога на прибыль за май бухгалтер «Гермеса» учел расходы на приобретение топливной карты в сумме 68 руб. Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.

О том, как списать ГСМ, приобретенные по топливным картам, см. Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам .

В том числе и по топливным картам. Некорректно будет применять в данной ситуации «Операцию, введенную вручную». Вся загвоздка заключается в том, что в таком случае вы отразите одни лишь бухгалтерские проводки, упустив остальные, возможно нужные регистры.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по учету и списанию топлива.

Поступление ГСМ

Перейдите в раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты».

Создайте новый документ и укажите в шапке подотчетное лицо. В таблице товаров укажите ранее сознанную номенклатурную позицию. В нашем случае это «Бензин АИ-92». Очень важно правильно указать счет учета – 10.03 «Топливо».

При заполнении данного документа у вас не должно возникнуть никаких сложностей. После того, как вы указали все необходимые данные, проведите его.

В нашем примере мы использовали в качестве организации индивидуального предпринимателя на упрощенной системе налогообложения (доходы минус расходы). В связи с этим документ сформировал движения не только по бухгалтерскому и налоговому учету, но и по регистрам накопления «Прочие расчеты» и «Расходы при УСН».

Если бы вы отражали поступление ГСМ «Операцией, введенной вручную», то движения были бы только по одному регистру – бухгалтерскому. Делать это некорректно в связи с тем что, можно что-то не учесть в зависимости от выбранной системы налогообложения.

Списание бензина

Правильнее всего отразить в 1С 8.3 документом «Требование-накладная». Причина та же, что и в предыдущем примере. Кроме того, намного удобнее работать с документами, чем непосредственно с записями в регистре.

В предыдущем примере мы отразили поступление 30 литров бензина АИ-92, которые теперь числятся за Абрамовым Геннадием Сергеевичем. Предположим, что нам необходимо списать 20 литров в связи с поездкой.

Учет списания ГСМ в 1С Бухгалтерия будет произведен требованием-накладной. Заполнение шапки данного документа практически ничем не отличается от предыдущего.

Далее, на вкладке «Материалы» укажем наш бензин АИ-92 в количестве 20 литров. Удобнее заполнять данную табличную часть при помощи кнопки «Подбор» в связи с тем, что таким образом вы сразу моете увидеть остатки той или иной номенклатурной позиции.

Так же при заполнении табличной части важно правильно указать (10.03, как в авансовом отчете).

Мы наполнили все данные и можем провести документ. На изображении ниже вы можете увидеть, что сформировались две проводки по списанию ГСМ на счет затрат.

Так как наша организация применяет упрощенную систему налогообложения доходы минус расходы, на вкладке «Расходы по УСН» будут сразу два движения. Первой строкой будет отражен расход денежных средств по приобретению ГСМ авансовым отчетом. Второй строкой – приход, отражающий списание ГСМ.

Отражайте учет ГСМ в 1С 8.3 правильно, тогда при закрытии месяца все подобные расходы будут учтены.

Смотрите также видео инструкцию по списанию материалов:

Компании, для функционирования которых необходимы транспортные средства, ежедневно сталкиваются с затратами на покупку бензина, дизельного топлива и прочих материалов и регулярно проводят учет топливных карт в бухгалтерском учете.

А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта. Автомобили заправляются ежедневно, а отчет от поставщика ГСМ приходит на последний день месяца. Исходя из возникающих проблем практического оприходования и списания ГСМ, была разработана оптимальная схема бухгалтерских проводок и учета ГСМ по топливным картам.

Что такое топливная карта?

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.

Виды карт:

• лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
• нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).

Также карты бывают: (нажмите для раскрытия)

• литровые (когда покупается определенное количество литров топлива, и оно выдается вне зависимости от рыночной стоимости ГСМ на день заправки);
• денежные (пополняется баланс карты, и топливо отпускается по цене, актуальной на день покупки, в пределах суммы средств на карте).

Как оформить обслуживание по топливной карте?

Топливная карта может передаваться за плату или бесплатно в случае ее последующего возвращения (определяется пунктом договора).

Согласно пункту договора, поставка топлива будет производиться посредством его выборки на АЗС поставщика. Днем поставки будет признана дата выборки ГСМ.

Получается, что деньги, отданные поставщику топлива, будут являться предоплатой на какой-либо объем топлива. Моментом перехода прав на ГСМ станет момент заправки транспорта.

Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами

Компания, решившая работать с топливными картами, должна позаботиться о некоторых моментах:

1. На предприятии должна присутствовать Учетная политика и рабочий План счетов (бухгалтер открывает счет и субсчет для учета топлива и топливной карты или учитывает карту на забалансовом счете).
2. В Учетной политике должны иметься следующие пункты:

• о стоимости, по которой ГСМ приходуется и списывается;
• о методе учета транспортно-заготовительных затрат по ГСМ;
• о способе постановки карт на баланс;
• об утверждении специального журнала по учету топливных карт;
• о наименованиях складов, где приходуются ГСМ;
• о не следовании ПБУ 18/02, если компания относится к малым предприятиям на ОСНО.

1. В Учетной политике определиться с затратами для расчета налогов по:

• ГСМ, израсходованным сверх нормы.
• ГСМ в рамках норм (отнести к материальным расходам или к расходам на содержание транспортных средств).
• Топливным картам (отнести к материальным затратам или к затратам на содержание транспортных средств, или к другим затратам, связанным с производством и продажами).

1. Документооборот. Нужно утвердить форму бланка путевого листа.
2. Приказ о норме расхода ГСМ (ориентироваться на нормы Минтранса).
3. Контроль за расходованием ГСМ сверх нормы для каждого автомобиля (занести в путевой норму, фактический расход). Перерасход отразить на счете 91.2 (непроизводственный расход).
4. Наличие журнала учета поступления, перемещения, выдачи, списания топливных карт с указанием:

• даты выдачи карты водителю;
• инициалы водителя и его личная подпись;
• дата возвращения карты в бухгалтерию;
• марки заправляемого автомобиля;
• гос. регистрационного номера авто.

1. Организация запроса у поставщика ГСМ ежемесячного отчета по операциям по топливным картам.
2. Разработка табличной ведомости (Excel) и внутренней аналитической таблицы для удобного учета списания ГСМ по путевым листам.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д. Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 “Прочие материалы” (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).

Бухгалтерские проводки

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ
Перечислены средства за изготовление топливных карт на основании банковской выписки	60	51
Карта отражена в составе материально-производственных запасов на основании товарной накладной или договора на поставку топлива	10	60
Учтен НДС по карте на основании счета-фактуры	19	60
НДС принят к вычету на основании счета-фактуры или записи в книге закупок	68	19
Списана стоимость карты в расходы на основании бухгалтерской справки	20, 26, 44	10

Бухгалтерский учет выдачи топливной карты

Водитель, которому выдается топливная карта, по факту не получает никаких денег, а потому счет 71 для отображения выдачи карты использовать некорректно. Получение работником карты на руки не должно отражаться в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте.

Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты: (нажмите для раскрытия)

• счет-фактуру,
• товарную накладную,
• акт сверки взаимных расчетов,
• ежемесячный отчет по операциям.

В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 “Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.

Бухгалтерские проводки

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ
Перечислена предоплата за ГСМ на основании выписки из банка	60.2	51
Приняты к учету ГСМ, выданные по карте на основании договора поставки ГСМ, отчета и товарной накладной	10.3	60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры	19	60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры и записи в книге закупок	68	19
Зачтена предоплата на основании бухгалтерской справки и акта сверки взаимных расчетов	60.1	60.2
Списана стоимость заправленного топлива на основании бухгалтерской справки и путевых листов	20, 26, 44	10.3

Налогообложение расходов на приобретение карты

НДС с покупки карт может быть принят к вычету:

• после принятия карт на учет,
• после получения счета-фактуры,
• если карты куплены для осуществления облагаемых НДС операций.

Налогообложение расходов на топливо

Затраты на ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности. Чтобы суммы, затраченные на покупку топлива, уменьшали налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, необходимо:

• обосновать расходы (затраты должны находиться в рамках норм),
• представить документы, подтверждающие затраты,
• доказать, что топливо покупалось с целью извлечения дохода.

Бухгалтерские проводки по списанию топлива

Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).

Бухгалтерские проводки по топливным картам для бюджетных учреждений

Допустим, бюджетное учреждение “Фирма” 01.09.2016 приобрело 2 топливные карты:

1. Литровую для служебной машины на выдачу 1000 л бензина, в счет ее оплаты было перечислено 30 000 рублей.
2. Денежную для грузовика, использование которого необходимо для осуществления основной деятельности компании. Карта рассчитана на заправку бензином общей стоимостью в 30 000 рублей.

19.09.2016 водители обеих машин представили отчеты на заправку 200 л бензина (по 100 л 07.09.2016 и 15.09.2016). На дату заправки бензин стоил 27 и 27 рублей 50 копеек соответственно.

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ	Стоимость
Отражена стоимость купленных топливных карт	● 120105510	● 1302022730	60 тыс. руб.
Отражена стоимость карт, выданных водителям	120822560	120105610	60 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой	110503340	120822660	6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой	110503340	120822660	5450 руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы	140101222 (или 140101272)	110503440	6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия	110601310	110503440	5450 руб.

Расчет количества топлива

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ ,

ТС – топливо на списание (в литрах),

ОТВ – остатки топлива при выезде машины,

ТБ – топливо в баке машины,

ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.

Пример учета ГСМ по топливным картам

Операция	Сумма (руб.)	ДЕБЕТ	КРЕДИТ
Выдана предоплата топливной компании за бензин	11 800 (за 1 тыс. л.)	60-2	51
Оплачено изготовление топливной карты (по выписке из банка)	118	60-1	51
Принята к учету топливная карта (по товарной накладной и договору на поставку ГСМ)	–	10-3	60
Учтен НДС (по счету-фактуре)	18	19	60
НДС принят к вычету после оплаты карты (по счету-фактуре, записи в книге закупок)	18	68	19
На последний день месяца
Отражен расход по топливной карте на бензин (по отчету поставщика и чекам АЗС)	9900 (990 л * (11,8 – 1,8))	10-3	60-1
Учтен НДС от затрат на бензин	1782	19	60-1
Зачтенная ранее предоплата за бензин (по отчету поставщика)	11682	60-1	60-2
Принят к вычету НДС по оплаченному бензину (по счету-фактуре)	1782	68	19
Списана стоимость фактически израсходованного бензина (по путевому листу)	9700	20 (23, 26, 29, 44)	10-3

Законодательные акты по теме

Законодательные акты представлены следующими документами:

п. 5, 6 ПБУ 5/01	О порядке оприходования ГСМ
ст. 223 ГК РФ	О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты
ст. 458 ГК РФ	О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто)
п. 1 ст. 172 НК РФ	О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика
Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд”	О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей
Методические рекомендации “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р)	О нормах расхода топлива
п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н)	Состав затрат, которые включаются в фактическую стоимость ГСМ
п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ	О необходимости документального подтверждения израсходованных ГСМ

Типичные ошибки

Ошибка № 1: Бухгалтер использовал счет 71 для учета выдачи топливной карты на руки водителю.